Dokumentation må spille en større rolle end rygdækning

Dokumentation har fået en gradvis mere og mere betydningsfuldrolle i sektoren. Der er lovmæssige krav og forventninger til, at man kan bevise den ydelse og omsorg borgeren har fået. Dokumentation har dog potentiale til langt mere end blot evidens. Nøglen til at indfri potentialet ligger i at arbejde proaktivt med den dokumentation, man har. Det kræver, at hele organisationen er gearet til at arbejde på den måde. Hvilket leder tilbage til den primære motivation for at dokumentere i det hele taget:

Gør vi det alene for rygdækningens skyld? Eller fordi loven dikterer det?

I denne artikel forsøger vi at inspirere til at tænke dokumentation som mere end en tidsrøvende pligt, og illustrere de muligheder og fordele, som dokumentation samtidig tilvejebringer. Vi giver vores 4 bedste bud på, hvordan man kan forny sin sin dokumentationspraksis.

Vær proaktiv når muligheden byder sig...

Oftest bliver nye medarbejdere ikke formelt oplært i, hvordan man dokumenterer mest effektivt. Der findes ingen standardvejledninger for, hvad der skal inkluderes. Betyder det så, at alt andet ikke skal dokumenteres? Ikke nødvendigvis! Der er et stort uudnyttet potentiale i at indsamle data, der kan optimere og forbedre indsatsen for borgerne.

Det kan måske virke en smule banalt og åbenlyst, men dataindsamlingen kræver megen tid og opmærksomhed fra personalet. Og mange af dokumentationens fordele går tit tabt. Derfor er det vigtigt at have effektive dokumentationsprocesser, herunder dataanalyse, for at kunne indfri dokumentationens potentiale.

Sprogets betydning for meningsdannelse
Hvorfor er det nu så vigtigt at bekymre sig om den måde, vi dokumenterer praksis på? Fordi det handler om magt. Til enten at diskvalificere bestemte former for viden eller privilegere andre.

Bedre observationer = Færre fejl

Ingen ønsker at lave fejl, og alle forsøger at reducere mængden af UTH til et minimum. Det siger sig selv, men nogle UTH’er er praktisk talt umulige at gardere sig imod, selvom man har forberedt sig på alle scenarier. En bred dokumentation kan her hjælpe med at identificere faretegn og indikatorer forud for hændelsen. Derved kan man bruge disse observationer som et præventivt værktøj, og sikre at UTH’er bliver holdt på et minimum.

Disse indikatorer er oftest bundet til enkelte individer med høj anciennitet og masser af erfaring. Med bedre information til rådighed er det lettere at gøre viden om borgerne mere eksplicit og tilgængelig for vikarer og nye medarbejdere.

Set udefra kan det virke som tilfældigheder, at nogle steder har færre UTH’er end andre. Det er måske sandt i nogle tilfælde? 

Kvalitetssikring og konsistens i plejen

Kvalitetssikring og konsistens går hånd i hånd med god dokumentation. Hvis dokumentationen er grundig og arbejdsgangene er velbeskrevne og let tilgængelige, fremmer det muligheden for at levere en konsistent indsats på tværs af medarbejdere. En konsistens der har afgørende betydning for borgere med mere komplekse forhold som fx autisme, senhjerneskade, demens m.v.

Når man beror konsistensen af sin indsats og kvalitetssikringen af denne på dokumentation, er det af uvurderlig betydning at undgå fejl i sin dokumentation. Og for at undgå fejl er det nødvendigt at have faste procedurer. Det bør være klart, hvad der skal dokumenteres, hvor det skal gøres og ikke mindst, hvad der ikke skal dokumenteres.

Sådan hjælper trivselsplaner med at løse udfordrende hverdagssituationer
Trivselsplaner er en stor støtte i det daglige arbejde på Center for Neuropædagogik i Næstved. Planerne hjælper medarbejderne med at udføre opgaverne mere ensartet og finde frem til borgernes egne ressourcer.

Fra dokumentation til kommunikation

Dokumentation bliver ofte set som en sur pligt, der bare skal overstås. Hos mange udspringer denne følelse af, at dokumentationen aldrig bliver brugt til noget efterfølgende. Der er intet motiverende i at dokumentere til en ansigtsløs maskine, bare fordi man skal. Omvendt ville det måske give mening, hvis man vidste, at dokumentationen hjalp kollegerne efterfølgende.

Er dokumentationen lige ved hånden og lettilgængelig, går den fra at være statisk og samle støv til at blive operationel. Lykkedes det, er dokumentationen ikke bare til for sin egen skyld, men en tiltrængt kommunikation mellem kolleger.

Lykkedes den øvelse først, kan dokumentationskravene blive brugt som ledestjerne i indsatsen fremfor som del af et i forvejen øget tidspres i hverdagen. Dermed sikres et vedvarende fokus på det vigtige: borgerne.

Dokumentation: Fra sur pligt til værdifuld kommunikation
Dokumentation og registrering af ydelser optager mange ressourcer. I takt med de lovmæssige krav til dokumentation, er den medfølgende arbejdsbyrde også steget. På trods af intentionen bag de skærpede krav, har personalet aldrig haft mindre tid til at yde omsorg.

Det er nok svært at forestille sig en ”one-size-fits-all” dokumentation. Alle organisationer har deres særpræg som følge af deres fortid. Det er vigtigt at have for øje, når man forsøger at forbedre sin dokumentationspraksis. Ydermere, anlægger man et behovsbaseret perspektiv, må man vurdere om organisationen har den rette kombination af kompetencer og medarbejdere for at drive praksis fremad.

Fra ”Hvad er der galt med dig” til ”Hvad er vigtigt for dig?”

En grundlæggende gevinst ved dokumentationen bør være, at man gradvis ved mere og mere om borgerne. I sin essens bør den viden gøre os i stand til at fokusere indgående på borgeren i stedet for dennes overfladiske symptomer. Kort sagt bør de opdaterede og rige beskrivelser give en mere personlig indsats.

Samtidig bliver det muligt at trække på læring om individer gennem dage, måneder og år, så man kan identificere øjeblikket, den borgers adfærd ændrer sig til det negative. Proaktive indsatser kan igangsættes for at modvirke den negative spiral. Lige nu håndteres dette oftest gennem diverse risikovurderinger, som blot mangler mere sammenhængskraft for at kunne vise sit værd. Gennem struktureret data i og med dokumentationen.

En sådan tilgang vil fungere som motivation for personalet, da der vil være bevis for, at de gør en håndgribelig forskel. I henhold til borgernes ønsker, interesser og behov.

Flere og bedre risikovurderinger, men på kortere tid

Det kan lyde som blær og utopi, men ikke hvis man spørger i Odense Kommune. Gennem en digitalisering af deres dokumentationspraksis, har personalet fået en mere overskuelig hverdag, med fokus på opgaver frem for kørelister. Denne nye tilgang frigiver samtidig 12 millioner kroner årligt, ifølge rådmanden.

Odense: Bedre pleje for færre penge
I Odense Kommune har man taget konsekvensen af de mange afbrydelser i arbejdet og følelsen af for lidt tid til borgerne. Plejepersonalet oplevede en hverdag med mange spring til og fra kontoret og med en "work smarter, not harder" attitude støtter man plejecentrene med digitale arbejdsgange i kerneopgaven.

Hvor starter vi med at forbedre vores dokumentationspraksis?

1. Anskuelsen af dokumentation som historisk

Dokumentationens eksistensgrundlag er oftest evidensbaseret. At retfærdiggøre og eftervise visitationen. Når fokus er på at overbevise andre, så vil det hurtigt føles som en byrde at dokumentere. Derfor er det vigtigt at genbesøge hvorfor vi dokumenterer. Indsatsen er nemlig allerede god nok.

Det hænder dog, at man får gang i en praksis, hvor vi over-dokumenterer som følge af usikkerhed om, hvad der skal dokumenteres, og hvad der ikke skal. I det tilfælde vil der tit blive brugt lang tid på at få nedskrevet alt. I prosa. Så misser man da ikke noget. Med gode skabeloner udjævner man, hvordan forskellige folk dokumenterer. Nogle skriver meget, mens andre skriver mindre. Der er forskellige terminologier og formuleringer. Med stærke, kommunale standarder og et digitalt format kan dette udlignes – og indsatsen strømlines – ud fra borgerens ønsker og behov.

2. Sammenhæng mellem planlægning og indsats

Pleje- og handleplanerne diktere hvilke indsatser der foretages i situationen. De forvalter på den måde visitationen. Der bør derfor være en klar sammenhæng og mening med, hvad vi gør, og hvad målet for borgeren er. Denne sammenhæng bør også diktere selve dokumentationsprocessen, så den bliver mere koordineret i henhold til borgerens behov såvel som personalets. Det nytter ikke at undervurdere følelsen af at bygge katedraler frem for blot at hugge sten.

3. Fokus på borgen, ikke på dokumentationen

Gør det til en klar prioritet at levere individuel omsorg. Det må ikke være et spørgsmål om ordentlig pleje eller ordentlig dokumentation. Den kamp skal ordentlig pleje nemlig vinde hver gang. På den anden side er utroværdig, mangelfuld og ufuldstændig dokumentation uden værdi. Derfor bør personalet have alt fra gennemtænkte dokumentationsrammer til en simpel måde at opsamle samme i plejesituationen. Det er nøglen til en netop grundig og motiverende dokumentation, der samtidigt er personcentreret, empatisk og professionel.

4. Next practice

Ved at skabe gode best practice cases i jeres egen kontekst, er det lettere at strukturere og standardisere lige præcis jeres tilgang til borgerne. Disse cases kan man kontinuerligt evaluere, for at sikre deres bæredygtighed. En forudsætning for det er dog, at information kan tilgås let og hurtigt. På bagkant af gode eksempler opstår nye gode eksempler. Det er vel hele formålet med "next practice" tankegangen?

Tilbage i eksemplet fra Odense Kommune, fortæller Brian Skov Nielsen, som er rådmand for ældreområdet:

”At effektivisere vores dokumentation har givet mere livskvalitet til borgerne, letter arbejdsdagen for medarbejderne og hjælper os med at frigive ressourcer til de borgere, der har allermest brug for hjælp.”

Sådan blev vi bedre til at kommunikere med borgere uden sprog
Mere fordybelse, en ny mødemodel og flere dages kursus har gjort medarbejdere og ledere på to bosteder for udviklingshæmmede i Sønderborg bedre til at finde frem til håb og drømme for borgere med meget lidt eller helt uden sprog.
28.03.2019   |   Dokumentation,
Overdreven dokumentation
er en belastning

At forstå de mange skemadrevne og tavlebaserede rutiner på et plejecenter eller et bosted er ikke en nem opgave. Der findes nærmest endeløse dokumentationsformer. Hver med sine historiske grunde og med mulighed for at understøtte det faglige arbejde. Samtidig optager disse en god del af tiden til rådighed for social omsorg.

16.05.2019   |   LÆS MERE
Sekoia 2018
set i bakspejlet

Sekoia har i 2018 opnået nøgleresultater i form af en forøget kundebase, som har rundet 150 plejecentre og bosteder i de markeder, Sekoia primært opererer i: Danmark, Sverige og England. Med tilgang af kunder i alle markeder og flere end 30 mio. registreringer i systemet.

30.04.2019   |   LÆS MERE
Pleje- og handleplanen er fejlbehæftet
og bliver aldrig perfekt

En detaljerig pleje- eller handleplan i henhold til borgerens behov med dertilhørende beskrivelser af individuelle præferencer er et ideal, som mange bosteder og plejecentre tilstræber. Oftest hører man kun om fordelene ved sådan en tilgang til borgernes planer med gevinster som bedre og mere meningsfuld omsorg samt nemmere integrering af vikarer.

22.02.2019   |   LÆS MERE
Sekoia   /   Bredskifte Allé 5   /   8210 Aarhus V   /   kontakt@sekoia.dk   /   Tlf. 7229 2911 Sekoia
Bredskifte Allé 5   /   8210 Aarhus V
kontakt@sekoia.dk   /   Tlf. 7229 2911
Sekoia
Bredskifte Allé 5
8210 Aarhus V
kontakt@sekoia.dk
Tlf. 7229 2911