En genvej til datadrevne plejehjem

At gøre information og data, som er opsamlet gennem tid og på tværs af plejecentre, til en fast del af beslutningsgrundlaget i frontlinjen. Det virker måske kompliceret eller fremtidigt? Så slemt står det dog ikke til. Faktisk kan det gøre en verden til forskel. Men hvad mener vi egentlig med datadreven? Det er ikke noget nyt eller revolutionerende. Forskellen er bare, at skiftet fra en hovedsageligt papirbaseret drift og dokumentation til en digital ditto tillader opsamling, og dermed analyse, af data på et langt mere effektivt niveau. Slutmålet bør dog være det samme som altid. At levere de bedst tænkelige services til borgerne. I et fornuftigt arbejdsmiljø.

Vores forslag er at fokusere på, hvordan den tilgængelige information kan anvendes til at træffe gode beslutninger. Beslutninger som giver færre fejl. Og mere kvalitet i indsatsen. Modsat mavefornemmelser, synsninger og vaner, som ikke tager højde for, om planen stadig ER planen. Vi har undersøgt, hvordan man kan arbejde med data i omsorgsfagene.

Dataorienteret eller datadreven?

Er man det ene eller det andet er for de fleste nok ret underordnet. Pointen er, at man støtter sig til den data og de informationer om borgerne, man hver dag samler ind. Før gemte disse sig mestendels i kalendere, skemaer og journalsystemer. Nu kan de være umiddelbart tilgængelige for de medarbejdere, der har brug for mere viden om fx en bestemt borger.

Dataunderstøttede beslutninger indebærer at lytte til flere kilder, før man per automatik træffer en beslutning. Man kan ikke forlade sig på data alene, og har måske brug for netop sin mavefornemmelse eller erfaring. Data kan her hjælpe til at udfordre eller træffe vigtige beslutninger. Ofte i pressede situationer.

For at blive datadreven skal man efter bogen i øvrigt have adgang til store mængder data. Det åbner for interessante perspektiver på tværs af fx en kommune, hvor man i næste bølge kan begynde at forudsige eller planlægge efter de mønstre, der tegner sig. Her fjerner vi os dog lidt fra den enkelte medarbejder og borger. Desto større en rolle, data spiller, desto mere tid bør man sætte af til analyse. Det kræver metoden.

Helt sikkert er det også, at resultaterne vil følge med. Kommer man først i gang med at udnytte den eksisterende data i organisationen, kan det gøre underværker. Planlægning, prognoser, behandling, bemanding og så videre. Alle emner som kan få gavn af dataanalyse.

Vær opmærksom på disse faldgruber ved at blive datadreven

Men er mere data nu også lig med bedre pleje og omsorg? Det findes der ingen garantier for. Her er et par af de emner, vi foreslår, man holder øjnene åbne for, skulle man overveje at gøre mere brug af data i kommunernes velfærdstilbud.

1. Vælg de rigtige målepunkter

Data og statistik kan i princippet anvendes lettere tendentiøst. Derfor bør man nok ikke betragte data som noget definitivt. Eller tænke i at score topkarakterer i alle målepunkter. Det rækker vel med dem, som betyder mest? Derfor er det også mest retvisende, at ens datapunkter afspejler virksomhedens strategi. Som sandsynligvis inkluderer borgerne. Og hvor kommer medarbejderne ind i billedet? Når man har dette på plads, er det lettere at identificere målepunkterne.

Det er desuden sværere at måle på noget end på andet. Hvordan måler vi fx betydningen af en personlig samtale? Eller den ekstra tid til en ulykkelig pårørende? Data og de medfølgende målepunkter bør fungere som støtte for personalet. Og aldrig forhindre dem i at udføre deres arbejde.

2. Find realistiske målepunkter i den daglige drift

I udvælgelsen af passende målepunkter for organisationen gælder det om ikke at miste balancen eller tabe missionen af syne.

Fokuserer man ensidigt på tallene, går de egentlige mål måske tabt. Realistiske målepunkter er derfor fast forankrede i de overordnede mål. Ofte oplever vi, at disse har at gøre med borgernes oplevede livskvalitet, en begrænset personaleomsætning og andre kerneområder af en kommunal omsorgsopgave. Bliver man overambitiøs eller ønsker at måle på for mange elementer, er vores oplevelse, at den føromtalte risiko for at stirre sig talblind vokser. Mens motivationen daler.

Data skal understøtte plejen - ikke styre den
En potentiel faldgrube for alle, der forsøger at arbejde mere med data, er at stirre sig blind på dem. Læs mere om denne risiko her.

Er det for tidligt med data og omsorg

I løbet af en i forvejen travl hverdag kan det synes svært at finde tid og ressourcer til at få noget meningsfuldt ud af data. Kun forstærket af en måske manglende baggrund for at kaste sig ud i arbejdet. Organisationen mangler ofte også de rutiner og værktøjer, som er påkrævede for at komme i gang. Er det så for tidligt?

Dokumentationsopgaven i kommunerne er underlagt visse krav. Der er flere steder, man bliver afkrævet viden om indsatsen og de resultater, man skaber. Problemet har tidligere ofte været muligheden for at generere disse data. Rent faktisk at sikre input fra en kæde af kolleger. Og dernæst analysere på samme. Ofte udformet som prosa. De mange digitale løsninger, som præger sektoren i dag, kan imidlertid forventes at bidrage med et anderledes udbytte. Og en klart både sikrere og nemmere registrering af mål- og delmålsopfyldelse. Forvandlingen af information til anvendelig information er derfor tæt nok på til at påbegynde arbejdet. Og forberede organisationen på rejsen. Allerede nu ser vi uprøvede udbudsformer og kravsspecifikationer, der retter mere og mere fokus på lødig rapportering og informationsspor.

I Sekoia forsøger vi at følge med tiden. Og disse krav. Med de rette, lokale rutiner på plads, hvilket ofte allerede er tilfældet, forenkles opgaven tilmed. Ved at gå løs på driftsdata kan man hurtigt identificere organisationens styrker og svagheder. Det bliver muligt at dele best practice på tværs af lokationer og identificere forbedringspotentialer. En arbejdsmetode som i princippet minder om business inteligence.

Sådanne fordele kan virke ganske abstrakte og svære at drage nytte af. Flere er dog til at tage og føle på. Et område vi fx oplever, vores kunder tager til sig, handler om organisationens utilsigtede hændelser. Hos Landsbyen Sølund lavede de en opregning af UTH, som efter indføring af en digital opfølgning var reduceret med 92 % sammenlignet med året før. Hvordan det? De ændrede arbejdsprocedurerne til faktisk at passe til den måde, medarbejderne arbejdede på. De sikrede sig på den måde, at den rette information var forhåndenværende i selve plejesituationen, så mærkbart færre ting blev glemt fx ift. medicin. Den store forskel var, at informationen havde fundet en fornuftig vej ud af kontoret.

Touchskærme styrker den pædagogiske pleje på Sølund
Læs mere om hvordan Sølund mindskede UTH med 92 %.

I en ideel verden kan data…

Der findes nok nogle faldgruber, men disse må ses i sammenhæng med de umådelige potentialer. Ideelt set hjælper data til at gavne både borgere og medarbejdere. Ellers er der ingen grund til at igangsætte omstillingen.

Med data til rådighed bliver det i fremtiden måske muligt at forudse og forebygge plejen? I eksemplet med utilsigtede hændelser blev det nemmere at kortlægge årsagerne og dermed forebygge. Den metode bør kunne anvendes bredere ud i driften, de steder det giver mening for organisationen. Det er vores nuværende erfaring med og forventning til ”big data” inden for sundhed, pleje og omsorg.

En anden fordel ved at arbejde struktureret med dataindsamling er, at ens organisations rutiner bliver synliggjort. Det er især fordelagtigt, hvis man driver mere end et botilbud, plejecenter osv. og ønsker at videreføre arbejdsgange fra et sted til et andet. I stedet for at bygge denne overførsel på mavefornemmelser kan man basere den på data fra driften.

3 kerneområder data vil forbedre
Vi er gået i dybden med 3 kerneområder, som data kan forbedre.

Hvordan kommer man i gang med at arbejde med data?

Men hvor skal man starte denne proces? Ifølge vores erfaringer fungerer disse 3 punkter som solidt fodfæste, hvis man ønsker at arbejde mere datadrevet:

  1. Sørg for, der er en helhjertet støtte til at arbejde med data. Der skal en del data til før man kan bruge disse til at træffe beslutninger ud fra. Det stiller krav til måden, hvorpå man indsamler sine data. Især de medarbejderne, der oftest samler information ind i kraft af deres dokumentation, er vigtige at have med ombord
    • Dataindsamling gøres oftest mest effektivt ved hjælp af digitale hjælpemidler. Det er dog også muligt at gøre det analogt, såfremt man har meget veldesignede dokumentationsprocesser
  2. Ligeledes kræver en dataorienteret/-drevet arbejdsgang ledelsens opbakning. Der skal være tid til at arbejde, analysere og agere på den indsamlede data
  3. Hav de langsigtede briller på. Det er sjældent muligt at identificere trends i datagrundlaget med det samme, da det kræver en forholdsmæssig stor datamængde. Det betyder også, at det ikke er alle fordele ved at arbejde dataorienteret, som vil manifestere sig med det samme

Anvendelsen af data omkring driften; borgernes sundhed, medarbejdernes trivsel osv. er ikke en trend, der kun er relevant for et fåtal af brancher. Det vil fortsætte med blive mere og mere relevant – også i pleje og omsorgssektoren. Data har potentialet til at drive vores sektor fremad. Mod fremtidens plejecentre og bosteder.

24.01.2019   |   Data,
6 skridt din organisation gennemgår,
når du skal digitalisere

I omsorgssektoren anser mange det for en svært overkommelig opgave at sende nye værktøjer ud i medarbejderes hænder – især hvis værktøjet er digitalt og fordrer en fundamental ændring af arbejdsgange. Så hvordan garderer man sig bedst muligt mod en IT-katastrofe? Læs vores bedste råd her.

25.11.2019   |   LÆS MERE
Vi gør op med 3 forbehold
mod digitale arbejdsredskaber!

Er du én af dem, som har svært ved at gennemskue strømningerne og synes, at ræset om at effektivisere og skære ind til benet, tager fokus fra hvad der betyder mest? Så er du måske medskaber af eller godt træt af de tre forbehold, som vi her ønsker at spænde ben for.

28.10.2019   |   LÆS OGSÅ
Data skal optimere driften
OG livskvaliteten hos borgere og personale

Dokumentationskravene er blevet mere omfattende de senere år. Det betyder, at mængden af data på plejecentrene og bostederne, i nogen grad, også er blevet mere omfangsrig. Langt hen ad vejen er det positivt, da bevægelsen tillader ledere og medarbejdere at tage beslutninger baseret på fakta snarere end fornemmelser. Data alene gør dog ingen forskel, så hvad er planen? Og hvilke faldgruber bør man også være opmærksom på?

24.09.2019   |   LÆS MERE
Sekoia   /   Bredskifte Allé 5   /   8210 Aarhus V   /   kontakt@sekoia.dk   /   Tlf. 7229 2911 Sekoia
Bredskifte Allé 5   /   8210 Aarhus V
kontakt@sekoia.dk   /   Tlf. 7229 2911
Sekoia
Bredskifte Allé 5
8210 Aarhus V
kontakt@sekoia.dk
Tlf. 7229 2911