Farvel til papirlisterne
Go-Live på Odinsgård, Vojens

Haderslev Kommune har besluttet at implementere Sekoias digitale skærmløsninger på to bosteder. Et af dem var bostedet Odinsgård i Vojens. Vi var med for at følge, hvad der helt konkret foregår, når bostedet skulle sige farvel til mange af deres papirlister og goddag til en mere digital hverdag.

Tirsdag d. 21/3 2017, Odinsvej 186, 6500 Vojens

Det er en kold og skyfri morgen. Udenpå ligner det enhver anden dansk forårsmorgen, men inde på bostedet Odinsgård er det langt fra en almindelig morgen. Her er dagen, hvor de skal begynde at bruge Sekoia kommet.

Forud for denne dag har der været et 8 uger langt implementeringsforløb, hvor der både har været medarbejdertræning og superbrugertræning. Der har været tæt kommunikation mellem ledere, superbrugere og Sekoias implementeringsteam under hele processen, ligesom leverancen af de skærme, som skal køre Sekoia på Odinsgård, er blevet koordineret. Forløbet kulminerer i en ”Go-Live Camp”, hvor Sekoia over to dage sikrer, at teknikken fungerer – og ikke mindst at personalet er fortrolige med at arbejde med Sekoia. Det hele starter dagen før den officielle Go-Live dato:

Tirsdag d. 21/3

Formiddag, 11:00: Ankomst

Sekoia ankommer til Odinsgård, hvor Sekoia-skærmene bliver sat op og testet.

Eftermiddag/Aften, 16:00: Opsætning af skærme

Opsætningen af de 37 skærme er færdiggjort, og personalet kan så småt begynde at tyvstarte med Sekoia før den endelige Go-Live dagen efter. Sekoia er til stede for at sikre, at alle er fortrolige med nyheden, og kan logge ind i systemet.

Nat, 22:15: Møde med nattevagten

Efter Sekoia har sikret, at dagvagten er i stand til at logge ind på systemet og eventuelle spørgsmål er besvaret, møder Sekoia nattevagten. De har heller ikke problemer med at bruge skærmene og lærer hurtigt systemet endnu bedre at kende.

22:50: Godnat

Dagen er ovre for Sekoia, og vi finder vores medbragte folde-ud madrasser frem og sover i bostedets fælleshus.

LÆS OGSÅ: Implementering er ikke et quick fix

Onsdag d. 22/3

Morgen, 06:40 – 08:00: Feedback fra nattevagten

Vi møder nattevagten og hører deres feedback fra brugen af Sekoia i løbet af natten. Efterfølgende møder morgenvagten ind, og der bliver sørget for, at alle er klar til at bruge skærmene.

Personalet begynder deres vagt, og de nye arbejdsgang med Sekoia som en integreret del af deres arbejdsdag. Vi er løbende til stede for at svare på spørgsmål og yde support.

Formiddag, 11:00-13:00: Sekoia sikrer, at alt fungerer optimalt

Vi sikrer, at alt fast personale har en nøglebrik og log-in til Sekoia. Derudover bliver der lavet en vikar nøglebrik, så midlertidigt personale også kan benytte løsningen uden problemer.

Skærmene er afhængige af en stabil internetforbindelse for at fungere optimalt, så vi hjælper også til med, at dette fungerer, som det skal.

Eftermiddag, 14:00: Opsamlingsmøde med lederne

Opsamlingsmøde med lederne. Agendaen for mødet er blandt andet at:

  • Lave en opsamling på forløbet og sikre at alt personale har adgang til Sekoia
  • Support og hvordan processen forløber bedst muligt
  • Vise støttedokumenter såsom en skriftlig vejledning til hvordan man opretter vikarer i Sekoia
  • Aftale tidspunkt for evalueringsmøde, der typisk foregår ca. 1 måned efter Go-Live

Eftermiddag, 15:30: Sidste runde på afdelingerne for at besvare eventuelle spørgsmål

Sekoia tager den sidste tur rundt på afdelingerne for at sikre, at skærmene virker og personalet er trygge ved at bruge systemet.

Eftermiddag, 16:00: Afgang

Afgang fra Odinsgård

Hermed slutter to begivenhedsrige dage for Sekoia og Odinsgård. Det har været lange dage, hvor fokus har været på at klæde personalet på Odingården bedst muligt på, for at de så hurtigt som muligt er i stand til at høste nogle af de gevinster, som Sekoia kan bidrage med. For at det er muligt, er det vigtigt at give personalet tid og plads til selv at øve og prøve sig vej frem, mens vi konstant står til rådighed ved eventuelle spørgsmål.

Implementering for Sekoia handler ikke bare om at installere skærmene og introducere til arbejdet i Sekoia, men om at skabe en ny (og forhåbentligt!) forbedret arbejdsgang på bostedet, så personalet kan få mere tid til at yde pleje. Derfor er vi tilstede under implementeringen så længe, der er tvivl om brugen af skærmene. Først når alle er trygge ved at bruge systemet er implementeringen slut.

3 måder at fremtidssikre
dokumentationsopgaven

De seneste ti år er der kommet mere fokus på personlig pleje, sundhedsfaglige opgaver, dokumentation og rehabilitering. I dag bruger medarbejderne mindre tid på socialt samvær med borgerne. Den situation kan påvirkes.

21.11.2017   |   LÆS MERE
Ledelse med nye
digitale forudsætninger

Som leder i den offentlige sektor står man med mange komplekse problemstillinger og spørgsmål. Lige fra ressourcer og rekruttering til optimering af arbejdsgange og effektivisering. Hvordan får vi dybest set mest mulig velfærd for de tilgængelige ressourcer?

23.10.2017   |   LÆS MERE
Aces in Places:
5 kendetegn hos en superbruger

Når man begynder rejsen fra papirarbejdet og de administrative systemer til en mere digital tilgang til understøttelse af plejeopgaverne, er det vigtigt at have øje for at forankre de nye arbejdsprocesser. Et værktøj ledelsen kan anvende er superbrugere eller IT-kyndige. Vi foretrækker superbrugere, eftersom IT ikke er et kriterie for den digitale transformation.

23.10.2017   |   LÆS MERE
Sekoia   /   Bredskifte Allé 5   /   8210 Aarhus V   /   kontakt@sekoia.dk   /   Tlf. 7229 2911 Sekoia
Bredskifte Allé 5   /   8210 Aarhus V
kontakt@sekoia.dk   /   Tlf. 7229 2911
Sekoia
Bredskifte Allé 5
8210 Aarhus V
kontakt@sekoia.dk
Tlf. 7229 2911