Dokumentation: Fra sur pligt
til værdifuld kommunikation

Dokumentation og registrering af ydelser optager mange ressourcer på plejehjem og bosteder. I takt med at de lovmæssige krav til dokumentation er steget, er den medfølgende arbejdsbyrde også steget. Realiteten i plejesektoren i dag er, at der bliver brugt 4 gange så meget tid på dokumentation end i 2005 (TV2). På trods af at intentionen bag de skærpede krav er at sikre bedre pleje til beboerne, så er faktum, at personalet aldrig har haft mindre tid til at yde omsorg.

Dokumentationskravene er udstukket fra den offentlige myndigheds side, så dette er ikke en diskussion om, hvad der skal dokumenteres, men snarere hvordan man dokumenterer. I vores optik er der to hovedformål med at dokumentere.

1. Bevise borgeren har fået den rette pleje
Det første hovedformål bunder i at have med skrøbelige borgere at gøre. Vi skal vise, at vi har gennemgået de rette faglige hensyn og vurderinger. Her bidrager dokumentationen til kvalitetsudvikling; til at sikre borgerens retssikkerhed og ensartethed i service. Systemerne der dokumenteres i, er udtænkt til borgernes virkelighed og til hvad de skal bruge. Det egentlige formål er derfor at sikre et højt niveau af kvalitet og indhold, som den enkelte borger modtager. I bedste fald afspejlet i dokumentationen.

2. At være klogere i morgen, end vi er i dag
Det andet hovedformål har at gøre med skabelsen af next practice og så er det ikke ligegyldigt, hvordan der dokumenteres. Det er nødvendigt, at man er i stand til hurtigt og ukompliceret at trække information frem, så man kan yde en faglig indsats, der bygger på kollegernes og stedets tidligere erfaringer. Her bidrager dokumentationen til at skabe overblik over den enkelte borger, således at man nemt kan dele og videregive de seneste informationer om borgeren og yde den bedste pleje.

Hvorfor god dokumentation er kommunikation

Når dokumentationen bruges aktivt i dagligdagen og understøtter hovedformålene for dokumentation, er der i mindre grad tale om en “sur dokumentationsopgave”. Hvis dokumentationen er med til at kommunikere effektivt til ens kolleger, er det muligt at forme dokumentationskravene til et værdifuldt værktøj snarere end en tidskrævende hæmsko.

Ved at have information i et digitaliseret format og lige ved hånden, bliver denne operationel. Når personalet har adgang til de seneste informationer om borgerne, kan de let og smertefrit videregive disse informationer til dem, der har gavn af, også i tilfælde af vikarer i huset. Dokumentation kan ændre karakter; fra at være en pligt til at blive kommunikation mellem kolleger. Når vi dette punkt, er det muligt at benytte dokumentationskravene proaktivt og skabe bedre pleje, i stedet for at føle et tidspres omkring den vigtigste opgave: borgerne.

Hvad nu hvis man misser noget, når man arbejder digitalt?

Overgangen fra papirbaseret eller journal-dokumentation til digital kommunikation kan være en omvæltning. På mange plejecentre og bosteder findes en umiddelbar frygt for at digitalisere med begrundelsen; hvad nu hvis vi misser noget? Eller ikke kan finde den information, vi skal bruge? Realiteten er, at hvis man implementerer et dækkende sæt af digitale arbejdsprocesser, skabes et fornyet overblik for organisationen. Fordi den løbende dokumentation giver indblik i kollegaer og borgere, behøver vi ikke frygte for, at vi glemmer noget.  Og derved går dokumentation over at bliver til kommunikation. Ikke gemt væk i notater, skemaer i skuffer eller papirdynger. Men forhåndenværende i plejesituationen.

Formålet er at flytte fokus tilbage på borgeren og lette dokumentationen med et intuitivt workflow (og interface), der på bedst tænkelige vis støtter op om personalets faglige arbejde. Netop sådan arbejder plejecentret Bertram Knudsens Have i Kolding.

Best practice plejecenter i Kolding

Enkelte medarbejdere på Bertram Knudsens Have var bekymrede før introduktionen til deres nye digitale løsning. Hvad nu hvis man ikke kunne finde ud af det? Er alle informationer tilgængelige på skærmen?

Denne bekymring blev adresseret af ledelsen på plejecentret ved at medarbejderne hver fik tid til at komme ind i arbejdet med Sekoia. Hver 3. uge har man indført en uformel refleksion over det digitale værktøj. Og så er medarbejderne inddelt i brugere og superbrugere, som støttestruktur til arbejdet.

SSA og tilrettelægger Gitte Thousgaard Rasmussen forklarer: “Superbrugerne i Sekoia er delt ind i flere grupper, som har tid tildelt til at sikre optimal brug og fælles vej med Sekoia. Når man skal være digitale, kræver det først tid at blive det og efterfølgende tid at forblive digitale.”

Ledelsen og personalet på Bertram Knudsens Have sætter regelmæssigt tid fra i en ellers travl hverdag til at diskutere, hvordan de kan blive endnu bedre til at arbejde digitalt. Og sikre de medfølgende gevinster. Fokus er med til at sikre en optimal anvendelse, hvorved den sure dokumentation bliver til værdifuld kommunikation for medarbejderne på Bertram Knudsens Have.

Læs mere om Bertram Knudsens Have i denne case

Digitalisering kan understøtte
kommunens kvalitetssikring

Digitalisering spiller en større og større rolle, når det kommer til at kvalitetssikre landets plejecentre og botilbud. Med et kun gryende fælles fodslag, er banen kridtet op, men hvordan er spillereglerne?

20.09.2017   |   LÆS MERE
2 tips til
gevinstrealisering

Mange plejecentre og bosteder er med til at afprøve nye digitale løsninger, som skal drive effektiviteten op og sikre en sikker, daglig drift. To tips kan hjælpe til med det økonomiske aspekt.

21.08.2017   |   LÆS MERE
Sølund metoden:
Sådan anvendes Sekoia

For nyligt havde vores kontor besøg af Søren og Anne fra Landsbyen Sølund i Skanderborg. Sølund har haft Sekoia siden juni 2015 og har derfor haft tid til at videreudvikle, hvordan de får mest mulig nytte af Sekoias system. Netop dette var formålet med dagens besøg. Søren og Anne forklarede, hvordan man på Sølund arbejder på en unik måde, der giver mening for deres hverdag – en hverdag hvor Sekoia spiller en essentiel rolle.

11.07.2017   |   LÆS MERE
Sekoia   /   Bredskifte Allé 5   /   8210 Aarhus V   /   kontakt@sekoia.dk   /   Tlf. 7229 2911 Sekoia
Bredskifte Allé 5   /   8210 Aarhus V
kontakt@sekoia.dk   /   Tlf. 7229 2911
Sekoia
Bredskifte Allé 5
8210 Aarhus V
kontakt@sekoia.dk
Tlf. 7229 2911